Che cos’è ClickUp?

Ti stai chiedendo che cosa è ClickUp?

Se stai impazzendo per capire come gestire le tue attività, è probabile che tu lo abbia scoperto tra i software di gestione mentre facevi delle ricerche online.

E probabilmente vuoi capire se è il programma adatto alle tue necessità…ma hai trovato quasi solo informazioni in inglese.

Seppur ClickUp non sia tra i software di questo tipo più comuni in Italia, si sta velocemente diffondendo anche nel nostro paese. Al momento però esistono poche risorse in italiano a riguardo.
Così ho pensato di creare una serie di articoli per far conoscere questo tool estremamente pratico, efficace e completo.

Quale modo migliore di iniziare cercando di capire di cosa stiamo parlando?
Quindi mettiti comodo e iniziamo!

Cosa è ClickUp?

Clickup è un software di task & project management utilizzabile via web o da app (sia desktop che mobile) ed è stato creato e sviluppato dall’azienda californiana Mango Technologies.

Detto in termini italiani si tratta di un programma che ti aiuta a organizzare le attività quotidiane tue e del tuo team e a pianificare, monitorare e gestire i tuoi progetti, tutto in un unico posto.

E’ molto probabile che tu abbia già provato molti tool simili (Trello, Asana, Basecamp…) per organizzare le tue to do list. E con altrettanta probabilità hai riscontrato dei limiti che te li hanno fatti abbandonare. Oppure che ti hanno richiesto di utilizzare in parallelo altri software spesso senza poterli integrare e non potendo quindi gestire le informazioni in un solo posto.

Bene, se questa è la situazione che hai vissuto (o che stai vivendo), sappi che ClickUp nasce proprio con questo scopo: creare un unico ambiente dove gestire tutto quello che ti serve per la gestione e pianificazione del tuo business (o qualsiasi altra attività tu voglia organizzare e gestire meglio).

Il Claim principale di Clickup infatti è: “One app to replace ‘em all” [Una applicazione per sostituirle tutte].
Sicuramente una promessa importante e difficile da mantenere.

Ma come si propone di raggiungere questo scopo?

Principalmente lo fa in due modi.

One app to replace ‘em all

Da una parte ClickUp è costituito da una suite di strumenti all’interno di una unica interfaccia.
Ecco quindi che il sistema di task management classico viene affiancato da un Editor di documenti (qualcosa di simile a google doc), delle Dashboard visuali per monitorare l’andamento del lavoro (o qualsiasi dato tu voglia monitorare tramite dei campi personalizzati – custodia field), sistemi di visualizzazione delle attività diversificati (dal classico Kanban a gestione dei flussi su time Line o Gantt), un semplice sistema di mappe mentali e recentemente una Whiteboard per schemi e appunti liberi. [in realtà c’è molto di più ma approfondiremo le varie feature in altri articoli o video].
C’è inoltre la possibilità di tracciare le ore di lavoro con un semplice ma efficace time tracker e ogni attività ha un suo flusso di comunicazione per scambiare commenti, file e assegnazioni esattamente dove servono (quindi evitare di intasare il feed della chat aziendale in cui , dopo pochi giorni, non si riesce più a trovare l’informazione che cercavi).
Un’altra potente dotazione sono i form che ti permettono di creare determinate attività in modo molto pratico anche da esterno (ad esempio potresti raccogliere delle informazioni di potenziali clienti o permettere ai tuoi clienti di assegnarti un lavoro semplicemente compilando un form).

Integrazioni: la forza dell’alleanza!

Laddove ti servissero altri tipi di feature (o nel caso quelle interne non soddisfacessero le tue necessità), ClickUp ha creato un sistema molto aperto per le integrazioni di software di terze parte (alcuni con integrazione diretta, altri tramite connettori quali Zampieri, integromat o Integrately). Questo rende ClickUp un sistema centrale per gestire flussi di dati in modo organizzato e poi assegnare alle persone giuste le attività da fare.
Alcuni esempi di integrazioni: Potresti associare ClickUp al tuo autoresponder o al CRM e automatizzare invii di campagne di marketing. Oppure sfruttare i dati contenuti in un foglio google sheet e tenere traccia delle variazioni che vengono effettuate. In alcuni casi ho integrato un ecommerce per gestire la preparazione degli ordini e monitorare i carichi delle varie persone in magazzino, i tempi di preparazione e molto altro. Anche qui, il potenziale è davvero ampio.

In aggiunta ClickUp ti permette di “embeddare” (cioè incorporare all’interno di uno spazio interno, qualcosa di esterno – mi perdonino programmatori e esperti per la semplificazione) quasi qualsiasi cosa: documenti della suite google o Office, form di terze parti, Dashboard di monitoraggio di datastudio, Analytics e più o meno qualsiasi cosa ti possa tornare utile.

 

Perché può essere un aiuto per la tua attività?

Potresti aver avuto due tipi di reazione leggendo la prima parte di questo articolo:

“Wow! Che figata, posso finalmente organizzare tutte le attività mie e dei miei collaboratori senza diventare pazzo a saltare di qua e di la!”
Oppure
”accidenti, mi sembra un po’ troppa roba. Temo che poi sia un casino e complicato e che poi non funzioni nulla come dovrebbe”.

Diciamo che personalmente apprezzo molto l’entusiasmo ma al contempo ci tengo anche a mettere in evidenza che alcuni limiti, in effetti ci sono. Alla fine dell’articolo inf atti troverai una selezione di punti di forza e punti negativi che ho riscontrato in ClickUp a seguito di questi anni di utilizzo quotidiano per me e per i miei clienti.

Ma perché inserire questo strumento nella tua attività? Cosa può aiutarti a migliorare?

Partiamo dalla base: qualsiasi cosa ti aiuti a tenere ordine nelle attività quotidiane è meglio che tenere tutto nella tua testa.
Quando ci sono troppe informazioni da gestire, il cervello diventa estremamente selettivo. Ne mantiene alcune e ne rimuove altre. Lo sforzo che ti richiede cercare di tenere tutto a mente compromette la tua possibilità di muoverti leggero e con creatività. E sei un imprenditore questo significa perdere il senso stesso di definirsi imprenditore. Il discorso vale comunque per qualsiasi sia il tuo ruolo.
Tutto a mente = confusione, dimenticanza, aumentare il senso di sentirsi sotto pressione, non riuscire più a dare il giusto valore alle priorità
In questa ottica, anche la buona vecchia carta è meglio che niente.
Ma ovviamente ha dei limiti.

Organizzare una attività senza ClickUp

Se già usi dei sistemi di to do list, più o meno semplici, sai che sono un ottimo aiuto.
Ma potresti aver riscontrato dei limiti.
Soprattutto perché, quando entri nel mondo delle applicazioni, Probabilmente ti trovi a usare come minimo:

Un sistema di To do list. Un calendario per gli appuntamenti, le scadenze e i promemoria. Un Editor di documenti. Un sistema per prendere note veloci. Uno spazio stile google drive per contenere file, dati, immagini. Dei fogli di calcolo per i flussi di cassa o per monitorare altre attività.
Di solito questi sono gli applicativi minimi.

Potrebbe essere qualcuno in più o qualcuno in meno.
Quale è il problema? E’ che in questo modo tutto ha un suo posto. Ma separato e disorganizzato.

Ad esempio potresti avere indicato nella tua to do list di eseguire una verifica per un cliente su un suo progetto.
Ora il processo è questo: Apri la to do list, ti segni questa attività. Apri il calendario e ti fai un promemoria per darti una data di scadenza per la consegna del report. Quindi apri la tua email e chiedi al cliente di inviarti i documenti necessari per le verifiche. Li salvi sul tuo drive. Quando vai a riprendere in mano l’attività, apri la to do list, poi apri il tuo drive e vai alla ricerca del documento google sheet, ti copi il link, riapri la to do list e ci copi dentro il link del documento. Poi ti ricordi che i dati di quel documento si riferiscono a un pdf che è contenuto sempre nel drive e ci ritorni per riprenderlo in mano e così via.

Quanto tempo e attenzione perdi?

Organizzare una attività con ClickUp

Con ClickUp il processo potrebbe essere questo:

Apri una task (attività) con ClickUp, assegnandogli la scadenza (in ClickUp), gli eventuali assegnatari (in ClickUp), le eventuali informazioni aggiuntive. Mandi (da ClickUp) una email al cliente chiedendo i documenti e salvi, sempre nel task direttamente da ClickUp con un clic solo la mail e gli allegati. All in One place.

Quando devi riprendere in mano l’attività (o monitorarne l’andamento), apri la task e trovi TUTTE LE INFORMAZIONI in un unico posto. Compreso l’eventuale feed di discussione con i tuoi collaboratori.

E se non bastasse, se vuoi inviare un report al tuo cliente, puoi creare un documento (di ClickUp) e inviarlo via email, sempre da ClickUp, al tuo cliente.

E non necessariamente devi farlo tu. Puoi delegare a qualcun altro di farlo, sempre con un click.
Tenendo monitorato lo stato di avanzamento del lavoro, le ore lavorate e qualsiasi altro dato ti serva.

 

TUTTO | IN | UN | UNICO | POSTO

 

Mica male, che dici?

Se ci pensi hai:

• Risparmiato tempo
• Trovato tutte le informazioni facilmente
• Alzato il livello di monitoraggio dei processi interni
• Reso un servizio migliore al tuo cliente
• Abbattuto il Ping pong tra mille software diversi

Se dovessi quantificarlo in risultato economico, quanto può valere? Indubbiamente molto. Soprattutto se moltiplichi questo valore per tutte le attività giornaliere, per tutti i giorni dell’anno.

In realtà ci sono molte altre motivazioni per passare a ClickUp (le approfondiremo in altri contenuti) ma direi che già questo è un bel salto, no?

 

Utilizzare ClickUp per gestire attività (task management)

Come abbiamo detto inizialmente, ClickUp è un sistema di task & project management.

Vediamo brevemente cosa si intende partendo dalla azione più semplice: la gestione di singole attività (Task).

Quando parliamo di Task, intendiamo solitamente una attività da svolgere. In pratica parliamo di una azione (o un piccolo gruppo di azioni) che va preso in carico, gestito e chiuso in un tempo contenuto o con una complessità contenuta. Ha come scopo l’assoluzione dell’attività stessa e può essere fine a se stessa o parte di un contenitore più grande (ad esempio parte di un progetto).

Le attività si esauriscono con il completamento dell’azione stessa.

In ClickUp la task (o il task se invece di attività preferisci parlare di compito) è il nodo fondamentale in cui tutto avviene nella pratica.
Quindi puoi utilizzare ClickUp per gestire e organizzare le attività quotidiane tue e del tuo team. Sia le azioni uniche che ricorrenti.

Ad esempio se hai una agenzia di marketing, puoi gestire le varie attività che il tuo team svolge per i clienti (creazione contenuti, monitoraggio delle campagne, implementazione dei pixel sul sito…) in un flusso in cui ogni persona può vedere quali sono le attività che le sono state assegnate, apprendere in modo rapido le informazioni necessarie, vedere le scadenze e le priorità, scambiare le informazioni con altre persone coinvolte e visualizzare lo stato di avanzamento.

Per te o per chi deve monitorare la situazione c’è anche la possibilità di vedere a colpo d’occhio lo stato del lavoro nel suo complesso oppure, filtrando i risultati, di vedere specifiche selezioni. Ad esempio potresti voler vedere solo le attività che riguardano un cliente in particolare.
O solo le attività che riguardano Facebook ads.

Come dicevamo poco fa, le task sono i luoghi in cui accadono le cose. Se le cose sono ben gestite e organizzate, la macchina funziona.

Altrimenti…lo sai meglio di me: compiti non svolti, attività perse tra i post it, clienti che non vengono richiamati, scadenze non mantenute per dimenticanze.
Hai presente la situazione? In caso forse è il caso che valuti di passare a ClickUp 😉

 

Utilizzare ClickUp per gestire progetti (project management)

Le singole azioni (task) hanno un ruolo fondamentale. Ma una singola azione non definisce il tuo lavoro.
In qualsiasi tipo di attività tu svolga, sono certo che il tutto gira attorno a dei progetti.

I progetti sono quindi dei sistemi complessi che hanno un obiettivo da raggiungere.
Non si tratta quindi di una singola azione da svolgere ma di uno scopo da raggiungere.
Questo scopo sarà realizzato quando avremo completato tutta una serie di azioni, spesso incatenate tra loro.

Come ben sai, un progetto è una cosa molto più ampia e complicata dello svolgimento di una azione semplice. E monitorare e completare le varie attività che lo compongono non è semplice. Spesso è costituito da una moltitudine di azioni diverse tra loro, svolte da persone diverse che poi vanno allineate e riordinate fino al raggiungimento dello scopo del progetto.

Anche in questo caso ClickUp ti viene in soccorso!

Gli strumenti interni che vengono messi a disposizione ti permettono di raggruppare le attività da svolgere, organizzarle, linkandole tra loro ove necessario.

Puoi anche gestire delle dipendenze tra azioni (ad esempio potresti avere una azione che può essere svolta solo a seguito di una altra attività. Con ClickUp queste due saranno messe in relazione e indicate con la dipendenza. La seconda attività risulterà bloccata e la prima “bloccante”).
Puoi creare i tuoi obiettivi dando scadenze specifiche e monitorando poi l’andamento. Assegnare “milestones” a attività chiave.
Come sempre tutto all’interno di una unica piattaforma.

Un aiuto enorme!

I punti di forza di ClickUp

E’ ora di vedere in modo più schematico i punti di forza di ClickUp. E a seguito, per par condicio, quelli che secondo me sono i punti critici da considerare.
Per quanto mi riguarda ClickUp è uno dei sistemi più completi e utili per sostenere le attività sia aziendali che personali.

Ecco i punti più favorevoli:

• All in One > ClickUp racchiude in un solo software una suite di strumenti che può sostituire quelli che già usi ma che in questo momento sono dispersivi;
• Dati dati dati dati! ClickUp, grazie alla gestione di Custom Fields (campi personalizzati), ti permette di gestire, organizzare e monitorare tutti i dati che servono per le tue attività. Da dati economici a anagrafici, menu a tendine, tag e molto molto altro;
• Dashboard: tutti i dati che utilizzi possono essere organizzati in Dashboard con grafici, elementi testuali e molto altro;
• Integrazioni: ClickUp rende facile integrare il suo sistema con altri tool e sistemi. Puoi associarlo a google Calendar, Drive, One box o Dropbox, Github o qualsiasi altro via API o con connettori quali Zapier, Integromat, integrately;
• Views: puoi organizzare la visualizzazione Delle attività in moltissimi modi così da avere sempre una visualizzazione ottimale (Kanban, list view, gantt sono solo alcune);
• Form: ClickUp integra dei form per la raccolta delle informazioni. Alla compilazione del form corrisponde la creazione di una task (attività) contenente le informazioni (allegati compresi) inserite nel form;
• Estensione per Chrome e Firefox: una estensione per Chrome e Firefox che ti permette, direttamente dal tuo browser, di: Creare note. Creare attività, registrare video dello schermo e screenshot, avviare il time tracking e altro. Inoltre l’estensione aggiunge un pulsante in Gmail che ti permette di generare nuove attività dall’email o allegare l’email a un task già esistente. (Personalmente la adoro!). [Piccolo trucco: Ogni lista e ogni task ha un suo indirizzo email assegnato. Puoi quindi generare delle attività (o allegare a attività presenti) semplicemente scrivendo una email all’indirizzo o inoltrando una email a quell’indirizzo. TOP!];
• Automazioni: ClickUp permette di generare delle azioni automatiche per accelerare, snellire e migliorare il flusso di gestione delle attività.
• Implementazioni: Il team di ClickUp è sempre al lavoro per migliorare la piattaforma. C’è una nutrita roadmap di nuove feature e miglioramenti costanti quindi quello che ancora non c’è…probabilmente ci sarà!;
• PREZZI: ultimo ma non da sottovalutare, i prezzi di ClickUp, considerando quello che fa sono assolutamente alla portata di chiunque. Soprattutto perché, per ogni “Seat” (che equivale a un utente) ClickUp assegna un numero variabile (in base al piano scelto) di “Guest”, cioè utenti ospiti che possono interagire con le attività con alcune limitazioni. Nella maggior parte dei casi queste limitazioni non precludono il normale svolgimento delle attività quotidiane quindi aiutano a garantire un abbattimento dei costi soprattuto in fase di startup. C’è anche la possibilità di inserire gratuitamente degli ospiti “Viewer”, che quindi possono solo osservare senza interagire. Ottimo per mostrare ai clienti lo stato di avanzamento dei lavori 😉
  Nello specifico esiste un piano gratuito “Free forever” che ti permette di utilizzare tutte le funzioni base senza limite e le funzioni avanzate con limitazioni. Per il resto i piani a pagamento partono da 5$ al mese (se pagato annualmente) per un utente con 5 “guest” compresi. Trovi il dettaglio dei prezzi qui: PREZZI ;

 

I punti deboli di ClickUp

Come avrai capito, ClickUp mi piace. Ma come ogni software oltre a dei punti di forza, ha sicuramente alcune debolezze che vanno considerate quando ci si avvicina a questo task manager.

Ecco quelli che ritengo essere i punti deboli:

• Tanta roba, non sempre ottimizzata. Come detto ClickUp contiene davvero tante cose. Se da una parte questo è un vantaggio, in alcuni momenti può essere uno svantaggio. Soprattutto perché spesso il team è molto impegnato a creare nuove funzioni e alcune già presenti restano beta per periodo piuttosto lunghi prima di essere ottimali. Per contro emettono molto velocemente versioni aggiornate con bug fixes.
• Mobile e tablet app. Purtroppo le app per smatphone e tablet (sia Android che iOs) non sono complete e funzionali come la versione desktop. Il team è al lavoro anche qui ma al momento la verità è che da mobile molte feature non sono disponibili e risultano più come supporto base che come app pienamente operativa. Resta inteso che puoi agire sulle task e vedere le informazioni più importanti e per moltissimi utilizzatori si fa tutto quello che serve. Ma sei un power user o se hai bisogno di utilizzare le dashboard o alcune “view” particolari, ti resta solo sperare che nelle prossime release aggiungano queste funzionalità.
• Lingua. Al momento ClickUp non è tradotto in italiano. Per quanto ormai l’inglese sia una lingua universale, per alcuni può risultare limitante. Tuttavia la traduzione è prevista nella roadmap degli interventi quindi non dovrebbe mancare moltissimo!
• Integrare o inglobare? In alcuni casi l’impressione è che si sarebbe potuto investire meno tempo per ricreare sistemi “simili a” e invece puntare su integrazioni dirette con software di terze parti. Ad esempio mappe mentali e dashboard (seppur quest’ultima sia ancora in fase beta) sono piuttosto elementari e ben lontane da sostituire tool blasonati quali Xmind e Miro. In ogni caso questo punto si può compensare integrando, come già detto con Zapier o simili

 

Conclusioni

Spero che questa mini guida introduttiva a ClickUp in italiano ti abbia aiutato a farti una prima idea dello strumento e del suo possibile utilizzo.

ClickUp può essere un compagno affidabile per gestire al meglio le tue necessità a livello di to do list, task management, project management che tu sia da solo o che lavori in team.

Le sue caratteristiche lo rendono uno strumento flessibile, adattabile e molto completo, soprattutto grazie alle infinite possibilità date dalle integrazioni con strumenti di terze parti.

Se hai letto la sezione riguardante i pro e i contro, avrai sicuramente notato che i pro di questo strumento sono di sicuro maggiori dei contro.

Penso saremo entrambi d’accordo sul fatto che un articolo non possa però dare tutte le risposte per capire se ClickUp possa essere il tuo fedele amico nell’organizzazione delle tue attività.

Come tutti gli strumenti necessita del giusto setup per adattarsi nel migliore dei modi alle tue esigenze.

Il mio consiglio, se non lo hai già fatto, è di aprirti un account gratuito (ti basta inserire la tua email QUI) e dare un primo sguardo allo strumento. Puoi aiutarti con i primi passi con gli articoli che trovi in questo blog.

Il secondo passo, se vuoi approfondire e valutare come utilizzare lo strumento al meglio per la tua attività, è di fissare una call gratuita con me.
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