Task management, project management, agende digitali e pizza al formaggio

 

Lo ammetto. Sono un geek.

Sfarfallo attorno a tutto ciò che è digitale, automatizzabile e integrabile.

Ci sguazzo come Federica Pellegrini in acqua.

Ho cominciato da ragazzino cercando software che mi permettessero di studiare meno.
E in effetti studiavo meno. Nel senso che passavo talmente tanto tempo a smanettare che arrivavo regolarmente a scuola impreparato. Ma questa è un’altra storia 

Crescendo ho testato tutti i sistemi più avveniristici: dalle calcolatrici programmabili in basic alle prime agende elettroniche (ricordo ancora che per registrare un appuntamento ci volevano da 2 a 4 minuti).

Arrivando a tempi più moderni mi sono passato in rassegna la maggior parte dei tool di task and project management, sistemi di booking, whiteboard condivise.

Da Trello verso Asana, integrando con Calendar. Poi i classici Calendly, 10to8.
Miro e mille altri (ora da anni mi sono innamorato di Clickup e il 90% lo faccio da li ma anche di questo parleremo meglio in altri ambiti 😉 )

Ora non intendo passare tutto il tempo dell’articolo a farti l’elenco dei software che ho testato. Sappi solo che sono tanti. Se poi ci aggiungi una passione smodata per gli LTD (Lifetime deal, offerte di licenze a vita per nuovi software) puoi capire quanto sia digital oriented.

Ma tra poco ti rivelerò un segreto che ti sembrerà mettere in crisi quello che ho scritto fino ad ora!

(se ti stai chiedendo perchè nel titolo cito la pizza al formaggio, niente di che. Da ragazzino la adoravo e ne mangiavo alte quantità durante i miei test e ricerche. Quindi non c’entra molto. Ma se la togli dal titolo diventa monotono e serioso.)

 

Ideare, creare e pianificare

 

Ora tutti i sistemi a cui ho accennato prima sono dei veri salva vita nel momento in cui devi gestire delle azioni da fare, monitorare l’andamento dei progetti o pianificare azioni, incontri, scadenze.

E se anche tu come me hai la testa sempre piena, avere un supporto che memorizza le cose al posto tuo e te le restituisce in modo ordinato, misurabile e in connessione con il tuo team è davvero impagabile.

Ma ora è il momento del coming out.

Si perché quello che sto per dirti potrà sollevare un vespaio soprattutto nei puristi digitali e farmi passare per un nemico, un traditore della causa e fedifrago.

In effetti i tool di supporto sono ottimi supporti per l’aspetto più operativo.

Ma quando parliamo di creatività, di ideazione, di sviluppo di nuove idee siamo certi che siano sufficientemente flessibili, creativi e che si adattino alla rapidità e flessibilità del pensiero umano?

Me lo sono chiesto in più occasioni, testando sistemi quali Xmind (e molti altri tool per creare mappe mentali) o whiteboard (condivise e non) su cui scrivere a mano libera o con simboli logici (flowchart et similia).

Ma nessuno di questi mi ha soddisfatto in pieno [non vuol dire che non li usi o che non si possano ben adattare al lavoro creativo. Poi ne parliamo]

Quindi siediti, perché sto per sganciare la super bomba, la notizia che mi costerà la poltrona e che mi potrebbe far fare una figuraccia.

 

Il miglior tool per fissare le tue idee creative e le tue intuizioni

 

Quindi ci siamo.
Il miglior tool (secondo me) per fissare le tue idee creative che permette di seguire al meglio il filo del tuo pensiero e che meglio si adatta alla rapidità del guizzo intuitivo è:

CARTA E PENNA

OK, ora abbiamo scoperto l’acqua calda, lo so.

Ci sono un immensità di studi e ricerche che dimostrano che studiare su un libro di carta aiuti a memorizzare meglio che da schermo. Altri che di spiegano che scrivere con penna e foglio attiva un numero molto più elevato di neuroni che la stessa attività al pc.
Altri ancora che sostengono che il tratto libero fatto con la penna aiuti a seguire il pensiero creativo in modo più naturale.

Sono tutti ottimi motivi.

Personalmente però ritengo ci siano anche delle motivazioni meno complesse e più pratiche.

Una di queste è sicuramente che carta e penna hanno un indice di distrazione molto inferiore a un pc, tablet o smartphone.

Uno dei processi vitali per seguire gli insight è che l’attenzione sia libera di seguire il flusso spontaneo di pensiero che segue l’intuizione.

Un supporto digitale è per natura fornitore di stimoli e informazioni. Che vanno benissimo nel momento in cui devi gestire la tua giornata seguendo gli impegni, le notifiche delle cose da fare e i messaggi di colleghi e collaboratori.

Ma nel momento in cui sei in un flusso creativo, ogni flash, ogni suono, ogni notifica sono de-focalizzanti. Cioè rubano una parte di attenzione (e il flusso creativo ne ha bisogno!)

Carta e penna, invece sono inerti. Hanno la vita che tu decidi di fornirgli.
Puoi stare 20 minuti a osservare il foglio bianco senza che questo ti allontani dal flusso di pensiero (ci saranno altri disturbi, vero. ma non dipendono dal foglio).

 

Da carta a bit e ritorno

 

Liberare completamente la creatività su un foglio (o meglio su un cartellone) ti permette di essere completamente li, immerso nel flusso creativo. 

C’è un legame fisico di movimenti non ripetitivi (come scrivere su una tastiera). Il pensiero diventa movimento che si fissa sul foglio e rientra verso il cervello come immagine per fissarsi. E da li viene rivalutata e favorisce il completamento del processo.
Un immagine che non stanca (come un monitor) e che è stabile. Che poi andrai a migliorare man mano che si chiarisce e definisce.

Piccola nota. Questo processo è sicuramente più adatto e preciso per la stesura di idee base, di appunti o di mappe concettuali o mentali.

E soprattutto è ideale nel momento in cui nasce un insight e vuoi trasferirlo su un supporto per farlo diventare tangibile (e per srotolarlo rendendolo più chiaro).

Alla forma primordiale più creativa segue sempre una seconda fase di sviluppo. In questa seconda fase l’idea primordiale, schematizzata su carta, viene ripresa, rielaborata spezzettandola in pezzi più piccoli che vanno poi organizzati, riordinati e sviluppati.

Per questa seconda fase  è spesso più comodo uno sviluppo tramite i software di cui abbiamo parlato inizialmente.

In moltissimi casi parto digitalizzando (anche con una banalissima foto fatta con lo smartphone) l’immagine che ho creato su carta e inserendola come punto centrale del mio progetto.

In qualsiasi momento posso recuperare quell’immagine e trarne gli elementi per lo sviluppo del progetto 

In più occasioni mi è capitato di ritornare alla carta per uno sviluppo creativo del progetto a seguito di nuovi insight. E via, di nuovo digitalizzare per implementare.

 

Ma…progetti solo su carta?

 

Se mi conosci un pochino sai che non amo i punti di vista troppo rigidi. La creatività è così vasta e complessa che non esiste mai un solo modo di arrivare alla meta.
Inoltre quello che ti sto portando è il mio personale punto di vista.

Non ritengo sia assoluto e anche con i miei clienti valuto caso per caso in base alle predisposizioni, abitudini e possibilità di ognuno.

Detto questo, la carta resta il mio supporto preferito (per i motivi detti sopra). Ma non ritengo sia sempre il migliore.

Ci sono progetti (ad esempio la scrittura di un articolo) che possono essere più comodi se processati direttamente in digitale.

Per quanto una prima idea della struttura possa essere facilmente stesa su una mappa mentale, non è raro che il guizzo creativo e la stesura avvengano nello stesso momento.

Scrivere un articolo di 1500 parole a mano può essere limitante perché la scrittura manuale può essere più lenta del flusso di pensieri (in molti casi).
Quindi abbandoniamo?

Assolutamente no! 

Cerchiamo il modo migliore per farlo sulla base delle nostre:

• Possibilità
• Predisposizioni
• Risorse del momento
• Tempo 
• Abitudini
• Contesto

Questo significa che utilizzare un tool digitale, se può avere controindicazioni per certi versi, può avere enormi pregi in altri e diventare quindi la scelta migliore.

 

Processi ecologici e sostenibili

 

Un principio interessante per sapersi regolare è di valutare quanto sia ecologico e sostenibile un processo.

Come dicevamo poco sopra, ci sono degli elementi che dovresti sempre valutare

• Possibilità
• Predisposizioni
• Risorse del momento
• Tempo 
• Abitudini
• Contesto

Nel momento in cui hai un guizzo intuitivo: 

come puoi fissare l’idea nel modo migliore, nel più breve tempo possibile, con il minor tasso di distrazione possibile in un metodo che ti sia affine basandoti su quello che hai a disposizione?

Quanto è ecologico per la tua mente e quanto è sostenibile nel momento e nel luogo in cui sei e con le risorse che hai?

Questo per dirti che se un‘idea folgorante ti viene mentre sei al bagno (e si sa che le idee migliori vengono al cesso!), potrebbe essere ecologico e sostenibile fissare alla meno peggio l’idea sul blocco note dello smartphone. Poi con calma puoi uscire, organizzarti lo spazio ideale e implementare l’idea iniziale (ma lavati le mani prima di uscire dal bagno mi raccomando!).

 

Il meglio possibile

 

Sottolineato il fatto che in urgenza anche la carta igienica potrebbe andare bene, cerca di trovare la situazione migliore possibile.

Ad esempio, se scrivere gli articoli ti viene comodo da tastiera, è ottimo. Chiediti solo: posso migliorare questa esperienza?

La risposta sarà sempre si. In alcuni casi trovando un luogo ideali in cui metterti a scrivere (e mi raccomando, avvisa tutti di non disturbare!)

In altri casi potresti trovare delle risposte smart. Ad esempio, il software che utilizzi per scrivere, ti permette di avere una condizione il  meno disturbante possibile?

Ad esempio esiste un app di scrittura molto apprezzata dagli scrittori seri (mica come me) di nome Scrivener che permette di aprire una modalità di scrittura totalmente priva di distrazioni (vedi immagine). E’ solo una delle sue fantastiche feature ma ti assicuro che ti permette un focus invidiabile!

Questo è solo un esempio ma ci sono mille tricks che puoi adottare.
Ricordati di chiederti quanto sia ecologico e sostenibile un processo e le soluzioni arriveranno da sole 😉
Se tuttavia avessi voglia di ispirazione, chiudo questo articolo con una serie di consigli, tool e device che possono aiutare in determinate situazioni.

Ti avviso però che possono anche essere fuorvianti. Quindi se sei un geek peggio di me che rischia di provare tutti i sistemi in modo smanioso perdendo così tempo prezioso, allora ti do un consiglio: SMETTI QUI DI LEGGERE SUBITO, prendi carta e penna e parti da li 😉

 

Alternative

 

Ok, se stai continuando a leggere do per scontato che tu abbia sufficiente self control per ponderare bene il contenuto di questo capoverso.
Oppure sei uno a cui non frega niente di tool, device e compagnia cantante. E va bene così!

In effetti il problema del “feels like paper” non è nuovo. Nel mondo digital ci si confronta da molto tempo con l’idea di trasferire l’esperienza fisica e psicologica di carta e penna su device digitali.

Negli ultimi anni sono nati alcuni sistemi più o meno noti che ci hanno provato con approssimazioni più o meno riuscite.

Ecco una veloce carrellata dalle più note a alcune più controverse.

 

La più scontata: iPad + pen

 

Già da alcuni anni la nostra amica Mela ha introdotto la possibilità utilizzare delle speciali penne (da apple pencil a varie compatibili) su iPad.
Lo strumento si rivela molto comodo per lavori creativi legati alla grafica e può essere usato in modo molto pratico anche per i propri appunti. La lista di app che permetono di scrivere a mano libera o ibridando mano libera con testi e forme è ormai lunga oltre modo.

Gli aspetti più limitanti riguardano l’esperienza che ha la mano scrivendo.
Infatti lo schermo ha un grip totalmente diverso da quello della carta e bisogna stare attenti alla posizione della mano (o usare degli speciali guanti) per evitare di aggiungere segni indesiderati o attivare funzioni non volute.

Una soluzione intelligente la ha avuta Paperlike creando una pellicola proteggi schermo per iPad che simula l’esperienza della carta.
Vattela a vedè (non c’è codice di affiliazione) -> https://paperlike.com/#ksesqrwqrj- 

 

Se la può tirare – Remarkable 2

Ragazzi che dire, in ogni regno c’è un Re. E qui il re (almeno sulla carta) è lui: Remarkable 2 “The only tablet that feels like paper”.

Come lui ce ne sono molti ma sembra proprio che loro abbiano fatto le cose in grande.
Cos’è? Un tablet basato su uno schermo e-ink di ultima generazione studiato appositamente per scrivere e lavorare con una sensazione molto simile alla carta.

Che dire, quando smetterò di essere povero lo acquisterò di sicuro!
Tu che c’hai la grana invece lo trovi qui: https://remarkable.com/

 

E’ vera carta! Smart Class Kit

 

Scrivere su carta e trovare subito digitalizzati i tuoi appunti?
Niente di più facile. Ci sono molte aziende che hanno sviluppato soluzioni simili. Anche la blasonata moleskine ha il suo sistema.

Personalmente mi sono trovato bene con il sistema di neosmartpen “Smart Class Kit”.
Si tratta essenzialmente di un blocco notes associato a una speciale penna che si collega via bluetooth a smartphone e tablet. Tu scrivi sul block notes, i tuoi appunti appaiono magicamente sullo smartphone. Se passi al foglio successivo, la app crea una nuova pagina. Semplice e pratico.

Ti arriva anche con un pad in cui scrivere liberamente ma che ho trovato poco pratico.
Diciamo che lo uso abbastanza quando sono in giro ed è un buon ibrido.
Se ti interessa –>https://www.neosmartpen.com/en/smartclasskit/

Per una parete grande ci vuole un pennello grande! – Lim

 

Spenderò poche parole perché non ne ho esperienza diretta.

Tuttavia esiste la possibilità di utilizzare le LIM (le lavagne didattiche) per fissare i tuoi guizzi in modo creativo su una superficia grande, come fossi in aula e ritrovarli poi digitalizzati.
Non metto link ma facendo una veloce ricerca sono sicuro troverai quello che cerchi 😉

 

Touch monitor – MAKO

 

In modo simile alla LIM anche se hai un piccolo spazio, puoi comunque avere il tuo supporto per schizzi a mano libera, appunti e mappe mentali.

Ci sono molte marche di monitor touch. Il mio consiglio è di essere sicuri che siano compatibile con alcuni tipi di pencil in modo da poter avere controllo sul segno e che abbiano qualità di immagine alta.
Seppur abbia penato per averlo (preso in crowdfunding durante il lockdown, ci ha messo 5 mesi a arrivare…), posso garantire per il MAKO, una serie di monitor cinesi con caratteristiche davvero pazzesche.

Il mio è il MAKO 4K da 15 pollici, ha una qualità di immagine molto alta, molta luminosità e la penna che danno in dotazione è molto precisa.
Non garantisco però in consegne rapide e nemmeno per una rapida assistenza.
Se vuoi comunque dare un occhio, ecco il link al crowdfunding e al sito (in cui non è presente il mio modello):
https://www.indiegogo.com/projects/mako-the-stylish-4k-touch-screen-monitor/x/19456119#/

https://www.6dshark.com/

 

So’ grafico. So a posto. – tavolette grafiche

 

So già che i grafici stanno fremendo a questo punto. Perché loro già sono a posto.

Infatti moltissime tavolette grafiche possono essere usate per creare appunti, schizzi, mappe et similia.

Molte poi hanno uno schermo touch che permette di vedere quello che si segna rendendno l’esperienza davvero semplice, efficace e piacevole.
Anche qui non essendo un esperto non mi sbilancio a dare consigli. Mi limito a dirti che la variabile prezzo incide nettamente sulla prestazione.
Si parte comunque da poche decine di euro per tavolette base salendo a centinaia di euro per le versioni pro.
Escludo versioni super pro perché qui stiamo parlando semplicemente di un sistema per buttare giù le tue idee 😉

 

Povery Style – Sorridi…click!

 

Non hai budget?
Una idea te l’ho già suggerita: lavora su carta e poi…scatta!

Una bella foto è per sempre no? E visto che ormai siamo tutti dotati di smartphone, ti basta un click e la tua idea è conservata nei meandri digitali.

Pronta da usare ovunque sei. Taac!

 

Bene, siccome mi ero ripromesso di non superare le 1800 parole e siamo già oltre 2500, mi fermo qui.

Come sempre ti ricordo che questi articoli hanno un’intenzione semi-seria.
Non ho la pretesa di essere esaustivo (non basterebbe un libro). Mi interessa soprattutto stimolare i neuroni di chi legge sperando che di riflesso i miei riprendano a girare.

Quindi se hai qualcosa da aggiungere, segnalazioni da fare sei sempre benvenuto e puoi commentare l’articolo più in basso.

Ti chiedo solo di avere rispetto delle altre persone e per favore, non venire a vendere nulla, non ci fai una bella figura e non è un sistema di marketing sostenibile 😉

A presto

 

I vostri suggerimenti

L’unione fa la forza. Sempre vero! E infatti appena pubblicato l’articolo sono arrivati i primi suggerimenti.

Quindi li raccolgo qui sotto:

E’ vera carta ed è nata prima! Livescribe

Gianpaolo Muratori mi ricorda che prima ancora di Smartkit, Livescribe aveva sviluppato un sistema simile (forse anche migliore!) quindi…link: https://eu.livescribe.com/

 

Focus focus focus!

Matteo Saltori (Se ste cose non le sanno gli scrittori, chi potrebbe?) mi scrive: “Ah, per scrivere su PC senza troppe distrazioni, un misto fra wordpad e qualche funzione di scrittura di word, c’è anche Focus Writer”. Focus writer è un software per pc e mac che permette di avere un editor molto succinto per  il minimo della distrazione possibile con le funzioni essenziali a portata di click:
Scaricalo per Windows
Scaricalo per MAC